Sklep B2B
Twoi kontrahenci wciąż zamawiają mailem, telefonem albo przez arkusz, a ktoś po Twojej stronie przepisuje to do systemu. Buduję sklepy B2B, które przejmują tę robotę: ceny indywidualne dla każdego klienta, szybkie zamawianie po kodach produktów, limity kupieckie i synchronizacja z systemem magazynowym.
Kiedy sklep B2B naprawdę się opłaca
Rozpoznajesz choć dwie z tych sytuacji? To zwykle znak, że wdrożenie zwróci się na samych oszczędzonych godzinach obsługi.
Zamówienia spływają mailem
Kontrahent wysyła listę pozycji w wiadomości albo w arkuszu, ktoś u Ciebie sprawdza dostępność, wpisuje ceny i przepisuje wszystko do systemu. Przy kilkunastu zamówieniach dziennie to etat, który da się odzyskać.
Każdy klient ma swoje ceny
Rabaty ustalane indywidualnie, progi ilościowe, osobne warunki dla stałych odbiorców. W zwykłym sklepie tego nie da się pokazać - w B2B cennik wyświetla się dopiero po zalogowaniu i jest inny dla każdego kontrahenta.
Sprzedajesz firmom i klientom detalicznym
Jeden asortyment, dwa różne światy: ceny netto kontra brutto, inne minima zamówień, inne metody płatności. Da się to obsłużyć w jednym sklepie, bez prowadzenia dwóch osobnych serwisów.
Katalog tylko dla zalogowanych
Nie chcesz, żeby konkurencja widziała Twoje ceny hurtowe. Katalog i cennik dostępne po weryfikacji konta, z rejestracją wymagającą numeru NIP i akceptacji po Twojej stronie.
Handlowcy zamawiają za klientów
Przedstawiciel w terenie składa zamówienie w imieniu kontrahenta, widząc jego ceny i historię. Bez telefonu do biura i bez przepisywania notatek po powrocie.
Stany magazynowe rozjeżdżają się z systemem
Sprzedajesz coś, czego nie ma, albo wstrzymujesz sprzedaż towaru, który leży w magazynie. Synchronizacja z ERP w obie strony rozwiązuje to raz, zamiast wymuszać ręczne aktualizacje.
Sklep B2B to nie zwykły sklep z zakładką dla firm
W sprzedaży detalicznej klient trafia z reklamy, przegląda ofertę, porównuje i kupuje raz. W hurcie odbiorca zna asortyment lepiej od Twojego handlowca, zamawia te same pozycje co miesiąc i nie chce oglądać zdjęć - chce wpisać dwadzieścia kodów i zatwierdzić.
Dlatego w sklepie B2B nie liczy się efektowna strona główna, tylko szybkość złożenia powtarzalnego zamówienia. Cała reszta - ceny, limity, dokumenty - musi się dziać w tle i zgadzać z tym, co widzi Twoja księgowość.
Co musi działać inaczej
- Ceny widoczne dopiero po zalogowaniu i różne dla każdego kontrahenta
- Ceny netto jako domyślne, z podatkiem doliczanym na końcu
- Zamawianie po kodach i z pliku, zamiast klikania w karty produktów
- Sprzedaż w opakowaniach zbiorczych i minimalne wartości zamówienia
- Płatność z odroczonym terminem zamiast bramki płatniczej
- Powtórzenie poprzedniego zamówienia jednym kliknięciem
Funkcje, które decydują o powodzeniu wdrożenia
Zakres ustalamy na starcie - nie każdy potrzebuje wszystkiego. Najważniejsze jest to, żeby zamówienie dało się złożyć szybciej niż mailem.
Rejestracja z weryfikacją
Formularz z numerem NIP i danymi firmy, konto aktywne dopiero po Twojej akceptacji. Do tego momentu gość widzi katalog bez cen albo nie widzi go wcale - Ty decydujesz, ile pokazujemy niezalogowanym.
Cenniki indywidualne
Grupy rabatowe, ceny przypisane konkretnemu kontrahentowi i progi ilościowe naliczane automatycznie w koszyku. Cennik może pochodzić z systemu magazynowego albo być wgrywany z pliku.
Szybkie zamawianie
Formularz, w którym kontrahent wpisuje kody produktów i ilości albo wgrywa gotowy plik. Kluczowa funkcja całego wdrożenia - bez niej odbiorcy wracają do zamówień mailem.
Opakowania i minima
Sprzedaż w kartonach, paletach i wielokrotnościach, minimalna wartość zamówienia oraz osobne progi darmowej dostawy dla różnych grup kontrahentów.
Płatność odroczona
Przelew z terminem, limit kupiecki i blokada zamówień po jego przekroczeniu. Obok tego klasyczna bramka płatnicza dla klientów bez przyznanego kredytu kupieckiego.
Integracja z systemem
Dwustronna wymiana z ERP, Baselinkerem albo programem magazynowym: produkty, ceny i stany w jedną stronę, zamówienia i dane kontrahentów w drugą. Bez ręcznego przepisywania.
Panel kontrahenta
Historia zamówień z możliwością powtórzenia jednym kliknięciem, listy zakupowe, dokumenty do pobrania i stan wykorzystania limitu kupieckiego.
B2B i detal w jednym sklepie
Jeden asortyment obsługujący obie ścieżki: inne ceny, inna prezentacja podatku, inne minima i metody płatności, zależnie od tego, kto jest zalogowany.
Jak przebiega wdrożenie
Przy B2B najwięcej zależy od pierwszego etapu. Im dokładniej opiszemy obecny proces zamówień, tym mniej niespodzianek w kodzie.
-
1
Analiza procesu sprzedaży
1-2 spotkaniaNajważniejszy etap i jedyny, który wymaga Twojego czasu. Przechodzimy przez to, jak dziś wygląda zamówienie: kto je składa, kto sprawdza ceny, gdzie trafia i co robi z nim księgowość. Z tego wynika cały zakres wdrożenia.
-
2
Projekt i makieta zamawiania
do 3 tygodniProjektuję przede wszystkim ekran szybkiego zamawiania i panel kontrahenta, bo to tam Twoi odbiorcy spędzą 90% czasu. Strona główna jest w tym wdrożeniu sprawą drugorzędną i mówię to wprost.
-
3
Wdrożenie logiki B2B
główna część projektuCenniki, grupy rabatowe, progi ilościowe, opakowania zbiorcze, limity kupieckie i reguły widoczności katalogu. Część z tego wymaga kodu, bo żadna wtyczka nie obsługuje wszystkich kombinacji naraz.
-
4
Integracja z systemem
1-2 tygodnieSpięcie z ERP albo programem magazynowym i przetestowanie wymiany w obie strony na rzeczywistych danych. Tu najczęściej pojawiają się niespodzianki, więc rezerwuję na ten etap osobny czas.
-
5
Testy z kontrahentami
1 tydzieńWybieramy dwóch, trzech odbiorców, którzy składają prawdziwe zamówienia na środowisku testowym. Ich uwagi są warte więcej niż wszystkie moje założenia - to oni będą z tego korzystać codziennie.
-
6
Uruchomienie i szkolenie
ostatni tydzieńPrzeniesienie na docelowy serwer, szkolenie dla Twojego zespołu i materiał dla kontrahentów, który możesz im wysłać. Przez pierwszy miesiąc pilnuję, czy zamówienia faktycznie przechodzą przez sklep.
Z kim właściwie pracujesz?
Nazywam się Bartosz Ciachurski i od dekady buduję sklepy na WooCommerce. Przy B2B najważniejsze jest to, że piszę kod - bo połowa wymagań w hurcie to sytuacje, których nie obsługuje żadna gotowa wtyczka i trzeba je zaprogramować pod konkretny proces.
Uczciwie: wdrożenie B2B to projekt na kilka tygodni i wymaga Twojego zaangażowania na etapie analizy. Jeśli szukasz sklepu, który stanie w dwa tygodnie bez rozmów o procesie, to nie będzie dobra współpraca - i lepiej powiedzieć to na początku.
Wycena zależy od złożoności procesu, nie od liczby produktów
Hurtownia z dziesięcioma tysiącami pozycji i jednym cennikiem bywa prostsza niż firma z pięciuset produktami i indywidualnymi warunkami dla każdego odbiorcy.
B2B podstawowy
- Rejestracja z weryfikacją NIP i akceptacją konta
- Katalog i ceny widoczne po zalogowaniu
- Grupy rabatowe i progi ilościowe
- Szybkie zamawianie po kodach produktów
- Ceny netto i minimalna wartość zamówienia
- Panel kontrahenta z historią zamówień
B2B z integracją
- Wszystko z wariantu podstawowego
- Dwustronna integracja z ERP albo systemem magazynowym
- Cenniki indywidualne pobierane z systemu
- Płatność odroczona i limity kupieckie
- Opakowania zbiorcze i wielokrotności sprzedaży
- Zamawianie z pliku i listy zakupowe
- Testy z wybranymi kontrahentami przed startem
Platforma sprzedażowa
- Konta handlowców zamawiających za kontrahentów
- Wielopoziomowa struktura firm i oddziałów
- Zamówienia wymagające akceptacji po stronie klienta
- Zapytania ofertowe i negocjacja ceny w systemie
- Konfiguratory produktów i wyceny indywidualne
- Integracje z kilkoma systemami jednocześnie
Co warto wiedzieć
- Wszystkie kwoty są netto. Do faktury doliczam 23% VAT.
- Wycenę podaję po analizie procesu, nie po samym opisie mailowym - przy B2B diabeł tkwi w wyjątkach.
- Rozliczenie w etapach, powiązane z odbiorem kolejnych części wdrożenia.
- Integracja wymaga dokumentacji API po stronie Twojego systemu. Jeśli jej nie ma, sprawdzam możliwości przed wyceną.
- Licencje płatnych wtyczek i koszty po stronie dostawcy ERP są poza wyceną.
- Kod i wszystkie dostępy zostają Twoje. Nie ma opłat licencyjnych za korzystanie z wdrożonych funkcji.
- Przez 60 dni po uruchomieniu jestem do dyspozycji przy dostrajaniu procesu - dłużej niż przy zwykłym sklepie, bo w hurcie wyjątki ujawniają się w praniu.
- Migrację kontrahentów i historii zamówień ze starego systemu wyceniam osobno.
Co realnie zmienia się po wdrożeniu
Sklep B2B rzadko zwiększa liczbę klientów. Zwraca się na czymś innym: na czasie, którego dziś nie widzisz w żadnym zestawieniu.
Odzyskane godziny obsługi
Zamówienia wpadają gotowe do systemu, bez sprawdzania cen i przepisywania pozycji. Przy kilkunastu zamówieniach dziennie to najczęściej pierwszy powód, dla którego wdrożenie się zwraca.
Koniec z pomyłkami
Kontrahent widzi swoją cenę i realny stan magazynu, więc nie zamawia towaru, którego nie ma, a nikt nie wpisuje błędnego kodu z odręcznej notatki.
Zamówienia poza godzinami
Odbiorcy składają zamówienia wieczorem i w weekend, kiedy im pasuje. Przy sprzedaży do gastronomii albo warsztatów potrafi to zauważalnie zwiększyć obrót.
Wiedza o kontrahentach
Widzisz, kto zamawia rzadziej niż zwykle, co schodzi najlepiej i którzy odbiorcy nie wykorzystują limitu. Handlowcy dostają konkret zamiast przeczucia.
Ile trwa wdrożenie B2B
Najczęstszym źródłem opóźnień jest integracja - a konkretnie to, czy Twój system ma sensowną dokumentację. Sprawdzam to przed wyceną.
| Etap albo zakres | Czas | Uwagi |
|---|---|---|
| Analiza procesu Rozmowy o obecnym obiegu zamówień | 1-2 spotkania | Bezpłatnie, przed wyceną |
| B2B podstawowy Bez integracji z systemem zewnętrznym | 5-6 tygodni | Licząc od zatwierdzenia projektu |
| B2B z integracją ERP Dwustronna wymiana danych z systemem | 8-10 tygodni | Zależnie od jakości dokumentacji API |
| Platforma sprzedażowa Handlowcy, struktury firm, akceptacje zamówień | od 3 miesięcy | Harmonogram ustalany po analizie |
| Co przygotowujesz | Cenniki i zasady rabatowania | Dostęp do systemu i jego dokumentacja techniczna |
| Twoje zaangażowanie | Największe na etapie analizy | Później głównie odbiór kolejnych etapów |
| Po uruchomieniu | Szkolenie zespołu i materiał dla kontrahentów | 60 dni wsparcia w cenie |
Analiza procesu jest bezpłatna i warto ją zrobić nawet bez decyzji o wdrożeniu. Zdarza się, że w jej trakcie okazuje się, iż wystarczy uporządkować cenniki albo dodać jedną funkcję do obecnego sklepu, zamiast budować platformę B2B od zera.
Prowadzę ograniczoną liczbę wdrożeń jednocześnie, więc start projektu bywa oddalony o kilka tygodni od rozmowy. Przy projekcie na dwa, trzy miesiące i tak warto to zaplanować z wyprzedzeniem.
Sklep B2B czy zamówienia mailem i telefonem?
Obecny sposób ma jedną wielką zaletę: nic nie kosztuje na starcie. Poniżej to, co kosztuje później i czego zwykle nikt nie liczy.
| Obszar | Sklep B2B | Mail i telefon |
|---|---|---|
| Kto ustala cenę | System, na podstawie przypisanych warunków. Zawsze ta sama, niezależnie od tego, kto odbierze telefon | Osoba przy telefonie, z pamięci albo z arkusza. Stąd biorą się rozbieżności i faktury korygujące |
| Kiedy można zamówić | O dowolnej porze, także w weekend i po godzinach pracy biura | W godzinach pracy, jeśli akurat ktoś odbierze |
| Stan magazynowy | Widoczny dla kontrahenta w momencie składania zamówienia | Sprawdzany ręcznie, często już po przyjęciu zamówienia |
| Wprowadzenie do systemu | Automatyczne. Zamówienie trafia do ERP w postaci gotowej do realizacji | Ktoś przepisuje pozycje z maila. Przy dwudziestu liniach pomyłka jest kwestią czasu |
| Powtórzenie zamówienia | Jedno kliknięcie w historii, z możliwością korekty ilości | Kontrahent szuka poprzedniego maila albo dyktuje wszystko od nowa |
| Kontrola limitu kupieckiego | Sprawdzana automatycznie przed przyjęciem zamówienia | Weryfikowana po fakcie, czasem dopiero przez księgowość |
| Koszt | Jednorazowe wdrożenie plus utrzymanie sklepu | Rozłożony na wynagrodzenia i niewidoczny w żadnym zestawieniu, przez co wydaje się zerowy |
| Kiedy obecny sposób wystarcza | Przy kilkunastu odbiorcach i kilku zamówieniach tygodniowo wdrożenie może się nie zwrócić | To scenariusz, w którym telefon i mail są w zupełności wystarczające |
Powiązane usługi
Nie zawsze potrzebne jest pełne wdrożenie B2B. Poniżej usługi, które przy mniejszej skali rozwiązują problem taniej.
Sklep detaliczny WooCommerce
Jeśli obok hurtu sprzedajesz też klientom indywidualnym, obie ścieżki da się obsłużyć w jednym sklepie albo wdrożyć osobno - zależnie od tego, jak bardzo różni się asortyment.
Integracje i automatyzacje
Masz już sklep i potrzebujesz tylko spięcia go z ERP, Baselinkerem albo hurtownią. Wtedy nie ma sensu budować nowego serwisu.
Opieka nad sklepem
Platforma B2B jest krytyczna dla działania firmy - jeśli przestanie działać, kontrahenci nie złożą zamówień. Stała opieka i monitoring są tu ważniejsze niż przy zwykłym sklepie.
Przyspieszenie sklepu
Przy katalogach hurtowych z tysiącami pozycji i rozbudowanym filtrowaniem wydajność bywa realnym problemem, zwłaszcza w listach produktów.
Wsparcie godzinowe
Po uruchomieniu zwykle pojawiają się drobne prośby kontrahentów i zmiany w cennikach. Rozliczane za faktyczny czas pracy, bez abonamentu.
Audyt obecnego sklepu
Masz sklep, w którym część funkcji B2B już działa, i nie wiesz, czy rozbudowywać, czy budować od nowa. Audyt odpowie na to pytanie przed wydaniem większych pieniędzy.
FAQ - sklepy B2B i platformy hurtowe
Czy WooCommerce nadaje się do B2B?
Tak, ale nie w wersji z pudełka. Podstawowa instalacja obsługuje sprzedaż detaliczną, a logika hurtowa - cenniki indywidualne, limity kupieckie, opakowania zbiorcze - wymaga wtyczek i dokodowania. Zaletą jest to, że kod zostaje Twój i nie płacisz abonamentu za platformę ani prowizji od obrotu.
Czy mogę mieć jeden sklep dla firm i klientów detalicznych?
Tak i to częsty scenariusz. Ten sam asortyment, a po zalogowaniu kontrahenta zmieniają się ceny, prezentacja podatku, minima zamówienia i dostępne metody płatności. Osobne sklepy mają sens tylko wtedy, gdy asortyment albo marka są naprawdę różne.
Z jakimi systemami ERP integrujesz?
Z takimi, które udostępniają API albo pozwalają na wymianę plików - w praktyce z większością programów obecnych na polskim rynku. Kluczowe pytanie brzmi, czy Twój dostawca ma dokumentację techniczną. Sprawdzam to przed wyceną, bo od tego zależy zarówno koszt, jak i termin.
Co, jeśli mój system nie ma API?
Wtedy zostaje wymiana plików: system generuje eksport ze stanami i cenami, sklep go pobiera i importuje o ustalonych porach. Działa dobrze, choć dane odświeżają się co kilka godzin, a nie na żywo. Przy większości hurtowni to w zupełności wystarcza.
Czy kontrahenci będą chcieli z tego korzystać?
Tylko wtedy, gdy złożenie zamówienia zajmie im mniej czasu niż wysłanie maila. Dlatego całe wdrożenie kręci się wokół szybkiego zamawiania po kodach i powtarzania poprzednich zamówień. Warto też wciągnąć dwóch, trzech odbiorców do testów - ich uwagi są warte więcej niż moje założenia.
Ile trwa takie wdrożenie?
Wariant bez integracji to pięć, sześć tygodni. Z dwustronną wymianą danych z ERP osiem do dziesięciu. Rozbudowane platformy z kontami handlowców i akceptacją zamówień po stronie klienta zaczynają się od trzech miesięcy. Terminy liczę od zatwierdzenia projektu.
Czy da się przenieść kontrahentów ze starego systemu?
Tak - konta, przypisane cenniki i historię zamówień. Wyceniam to osobno, bo zakres zależy od tego, w jakiej postaci są dane. Przy migracji warto od razu uporządkować cenniki, zamiast przenosić bałagan jeden do jednego.
Czy limity kupieckie działają automatycznie?
Tak. Kontrahent widzi stan wykorzystania limitu, a po jego przekroczeniu zamówienie wymaga akceptacji albo przedpłaty. Przy integracji z ERP limit i saldo mogą pochodzić bezpośrednio z systemu księgowego, więc nikt nie musi tego pilnować ręcznie.
Nie mam pewności, czy to się u mnie opłaci.
Policzmy to na analizie - jest bezpłatna. Wystarczy oszacować, ile zamówień przychodzi mailem i telefonem oraz ile czasu zajmuje ich obsługa. Przy kilkunastu odbiorcach i kilku zamówieniach tygodniowo powiem wprost, że wdrożenie się nie zwróci i lepiej zostać przy obecnym sposobie.
Czy istnieją gotowe wtyczki do B2B?
Istnieją i część funkcji obsługują dobrze - grupy cenowe, ceny netto, ukrywanie katalogu. Problem zaczyna się przy kombinacjach: rabat kontrahenta plus próg ilościowy plus promocja plus opakowanie zbiorcze. Wtedy trzeba zaprogramować logikę pod konkretny proces i to zwykle jest sedno wdrożenia.
Opowiedz, jak dziś przyjmujesz zamówienia
Ilu masz kontrahentów, ile zamówień przychodzi mailem i telefonem, kto sprawdza ceny i gdzie to trafia. Na tej podstawie policzymy, czy wdrożenie się zwróci - a jeśli nie, powiem to wprost i zaproponuję tańsze rozwiązanie.